Home Algemeen Algemeen UMCG Ambulancezorg over op zelfroosteren

UMCG Ambulancezorg over op zelfroosteren

1919
0

Na een lange periode van voorbereiding en begeleiding is UMCG Ambulancezorg / Ambulancezorg Fryslân over gegaan op het decentraal roosteren van diensten. In plaats van centrale planners, vullen (of maken) de ambulanceverpleegkundigen en -chauffeurs in Drenthe en een deel van Friesland tegenwoordig zelf hun rooster. Op deze manier wordt de inzet een gezamenlijke activiteit, wordt de inspanning over iedereen verdeeld en ontstaat er een rooster dat beter aansluit bij de wensen van elke individuele medewerker.

Meer verantwoordelijkheid, meer invloed op werk-privé-balans

UMCG Ambulancezorg is van mening dat medewerkers zelf prima in staat zijn om verantwoordelijkheid voor hun werk te nemen. Dit leidde een aantal jaren geleden tot het systeem rond Vakmanschap. Ambulancepersoneel werd grotendeels zelf aan het roer gezet om kennis en vaardigheden op peil te houden. De werkgever faciliteerde dat met een ruim aanbod aan deels verplichte, en deels vrije te kiezen opleidingen. Jaarlijks wordt het niveau het rijdende personeel op basis van een assessment getest. De volgende stap om mensen meer invloed te geven op het eigen werk, is het decentraal roosteren. Voorheen hadden de planners op het hoofdkantoor elke maand een enorme opgave om een rooster te maken waar veel medewerkers vervolgens niet blij mee waren. Vele mutaties waren het gevolg. Dat is nu veranderd. De ongeveer 350 medewerkers op de ambulances kunnen via een webbased systeem zelf hun rooster samenstellen. Dat gebeurt in drie ronden.

In de eerste ronde kan iedereen afzonderlijk plannen waarbij ze na enkele dagen aanpassingen kunnen doen om het teamrooster grotendeels sluitend te krijgen Elke medewerker kan daarbij twee jokers inzetten bij een wens die essentieel wordt gevonden. Het systeem bewaakt naleving van de arbeidstijdenwet. In de tweede ronde worden de “overgebleven” diensten aangeboden aan de hele provincie en mag iedereen zich daar op inschrijven. Zo werken ze met elkaar post, regio en provincie aan een compleet rooster. Het kan zijn dat er daarna nog een derde ronde nodig is. In deze laatste ronde hebben de medewerkers zelf geen invloed meer maar worden er door de manager knopen doorgehakt. Bij het compleet maken van het rooster wordt in ronde 3 onder andere naar plus- en min-uren gekeken

Het decentraal roosteren begon voor UMCG Ambulancezorg met een pilot in Leeuwarden. Deze groep heeft al meer dan 7 periodes zelf geroosterd. De tevredenheid daar was reden om zelfroosteren over de hele organisatie uit te rollen. Het projectteam heeft enige maanden genomen om tot een goed implementatieplan te komen. Het computersysteem werd vervolgens ingericht en roostercoaches opgeleid (ambulancemedewerkers die hun collega’s op de post helpen bij vragen en onduidelijkheden). Onder begeleiding van een kernteam en roostercoaches werden 16 groepen geïnstrueerd om januari 2016 zelfstandig vorm te geven . In de weken daarna ging men los van elkaar de maand februari plannen. Op de terugkomdag zijn vervolgens de puntjes op de i gezet. Inmiddels is de laatste sessie geweest en maken alle ambulancemedewerkers van UMCG Ambulancezorg zelf hun roosters.

De nieuwe aanpak geeft elke medewerker meer invloed op de indeling van het eigen werk en daarmee op de werk-privébalans. De medewerker kan zelf rekening houden met sport, verjaardagen en dergelijke en accepteert dat het in een enkel geval niet lukt om aan elke wens te voldoen. Op dit moment wordt ruim 95 % van de roosters door het ambulancepersoneel zelf gevuld en hoeft de manager maar voor 5% van de diensten een beslissing te nemen. De tevredenheid met het decentraal roosteren is hoog

 

Van de redactie ambulanceblog

We hebben als redactie van ambulanceblog navraag gedaan bij enkele medewerkers van zowel UMCG Ambulancezorg als Ambulancezorg Fryslan die met deze manier van roosteren ervaring hebben opgedaan. Met het nieuwe systeem is het volgens deze medewerkers makkelijker om een vaste vrije dag/middag/avond in de week in de plannen, alleen is het niet gezegd dat je deze ook daadwerkelijk krijgt. Je moet wel als team zorg dragen voor het gezamenlijk invullen van het rooster, want alle diensten moeten wel gevuld worden. Heb je speciale functies zoals OvDG- of zit je in de eilanden- pool dan worden deze diensten vooraf ingevuld. Je hebt met zelfroosteren direct zicht op de knelpunten en kunt deze ook gezamenlijk met je team oplossen.

In theorie zou het ook betekenen dat je minder verlof moet opnemen omdat je deels om bijzondere dagen of afspraken heen kunt plannen. Dit betekend dan ook weer dat we onze vakantie uren grotendeels moeten inplannen. De medewerkers die wij gevraagd hebben geven aan dat ze meer vrijheden en betrokkenheid ervaren in het invullen van hun eigen rooster en het rooster van het team.

Rooster 1